Как да споделяте с външни потребители в SharePoint

В продължение на две десетилетия SharePoint е системата за сътрудничество за компании от цял ​​свят. Високо напредналите функции на платформата създават безопасна среда за обмен на информация, запис на данни и споделяне на документи.

Как да споделяте с външни потребители в SharePoint

Една такава функция ви позволява да отворите файл на SharePoint, дори ако не сте обикновен потребител. В тази статия ще разгледаме основите на външното споделяне - от начина на споделяне с външни потребители до типа файлове, които можете да включите.

Споделяне на документи с помощта на SharePoint

SharePoint ви позволява да съхранявате и споделяте файлове, като използвате избрания от вас уеб браузър. Съвместим е с почти всички търсачки и устройства. Можете също да го синхронизирате с други облачни услуги за съхранение, като OneDrive.

Платформата е подходяща за споделяне на всички видове файлови формати. Интерфейсът е сравнително лесен за четене, така че процесът е доста прост. Ето как да споделяте документи чрез SharePoint:

  1. Отворете браузъра си и отидете на office.com/signin. Влезте с вашия акаунт в Microsoft, като използвате вашия имейл, телефонен номер или профил в Skype. Ако не сте регистрирани, щракнете върху връзката по -долу, за да създадете акаунт.
  2. Превъртете файловете си. Маркирайте тези, които искате да споделите. SharePoint също ви позволява да избирате цели папки. Щракнете върху бутона „Споделяне“ в горния ляв ъгъл.

  3. Щракнете върху стрелката надолу, за да отворите падащо меню. Изберете една от опциите за споделяне на връзки.

  4. За да разрешите достъп на всеки с връзката, изберете „Всеки“.
  5. За да споделите файла с колегите си, изберете „People in“.

  6. Ако искате да споделите само с конкретни хора, въведете техните имена в съответното поле.

  7. Ако искате да добавите допълнителни инструкции, можете да напишете съобщение.
  8. Когато приключите, кликнете върху „Прилагане“.

По -бърз начин да направите това е да създадете връзка, която води до определен файл. След това можете да прикачите URL адреса към текстово съобщение или да го копирате на друг уебсайт. Лицето, което получи връзката, ще може да я сподели и с други хора. Ето как да го направите:

  1. Влезте в акаунта си на office.com/signin.
  2. Щракнете върху раздела „Копиране на връзка“ в SharePoint.

  3. Изберете опция за споделяне от падащото меню. Щракнете върху „Приложи“, за да създадете връзката.

  4. Използвайте клавишните комбинации CTRL + C и CTRL + V, когато искате да копирате/поставите връзката. Можете също да го направите, като щракнете с десния бутон върху URL адреса и изберете опциите от падащия списък.

Споделяне на уебсайт с помощта на SharePoint

SharePoint не ви ограничава до споделяне на файлове и папки. Можете също така да споделите целия си сайт както с външни потребители, така и с членове на вашата директория. Ето как да го направите:

  1. Влезте в своя акаунт в SharePoint.
  2. Кликнете върху бутона „Споделяне на сайт“.

  3. Ще се отвори нов прозорец. Въведете името на лицето или групата, които искате да добавите към сайта. Можете също да споделите сайта с цялата организация. Просто въведете „Всички с изключение на външни потребители“ в диалоговия прозорец.

  4. Задайте желаното ниво на разрешение. Можете да разрешите на хората да преглеждат, редактират или напълно да управляват сайта.

  5. Ако искате, можете да прикачите съобщение, съдържащо допълнителна информация или инструкции.
  6. Щракнете върху „Споделяне“, когато приключите.

Споделяйте всичко с помощта на SharePoint Teams

С SharePoint Team вие и вашите колеги можете редовно да обменяте документи, медийни файлове и приложения. Порталът има за цел да увеличи производителността и да оптимизира сътрудничеството по проекти.

Като член на екипа можете да получите достъп до всички връзки към съответните директории, файлове и уебсайтове на началната страница на портала. Можете също да използвате емисията за дейности, за да следите взаимодействията на сайта.

Екипът на SharePoint има раздел „Файлове“ с широк спектър от функции. Всеки член може да използва тези функции за редактиране на споделени файлове и персонализиране на портала. Ето списък с опции:

  • Достъп до допълнителни функции в раздела „Нов файл“.
  • Синхронизирайте файловете със съответното локално устройство.
  • Променете изгледа, за да направите интерфейса на портала по -организиран. Налични са няколко опции, включително изглед на списък, изглед на плочки и компактен изглед.
  • Премахнете злонамерен софтуер или нежелани файлове или докладвайте подозрителни файлове.
  • Качвайте и регистрирайте файлове.
  • Проверете и изтеглете файлове.
  • Пренаредете реда на файловете.

Управлявайте настройките за споделяне на гости на SharePoint

Ако сте глобален или администратор на SharePoint, имате право да персонализирате настройките за споделяне за цялата организация. Това означава, че вие ​​можете да решите нивото на участие на гост потребителите на сървъра на SharePoint. Има няколко конфигурации за споделяне, от които можете да избирате, в зависимост от вашите нужди. Ето как да управлявате настройките за споделяне на гости:

  1. Отворете браузъра си и влезте в администраторския си акаунт.
  2. Отворете раздела „Външно споделяне“.

  3. Изберете желаното ниво на споделяне за вашата организация. Обикновено настройката по подразбиране е „Всеки“.

Различните настройки за споделяне предполагат различни нива на достъп. Не забравяйте да изберете такъв, който съответства на типа документ, който споделяте. Ето бърза разбивка на всяка конфигурация за споделяне:

  • Всеки. Тази настройка позволява на потребителите да споделят връзки, които не изискват никакво удостоверяване. Това означава, че те могат да го изпратят както на съществуващи гости, така и на нови. Като администратор можете да зададете дата на изтичане на всяка връзка.
  • Нови плюс съществуващи гости. С тази настройка гостите трябва да влязат с профила си в Microsoft, за да получат достъп до връзката. Те могат също да използват идентификационния си номер на училище или фирма. Това е така, защото тези видове връзки изискват кодове за проверка на самоличността.
  • Само съществуващи гости. По този начин ще можете да споделяте файлове с гости от вашата директория. Това включва всеки, който е приемал поканите ви в миналото. Той се отнася и за гостите, които сте добавили ръчно чрез Azure B2B или подобни функции за съвместна работа.
  • Само членове на вашата организация. Ако искате да попречите на външни потребители да имат достъп до вашата директория, изберете тази настройка. Той деактивира функцията за външно споделяне и запазва всички файлове във вашата организация.

Ако деактивирате външното споделяне, след това го включете отново, гостите, на които преди това е бил предоставен достъп, все още могат да се присъединят към сървъра. Ако не искате гостите да си възвърнат достъпа до определени сайтове, трябва да изключите настройката за тези сайтове поотделно.

Често задавани въпроси за споделяне на гости на SharePoint

Как да включа и изключвам външното споделяне, когато имам нужда?

Файловете, които запазвате на вашия SharePoint сървър, са достъпни за всеки с разрешение на сайта. Може обаче да искате да споделите определени файлове с хора, които не използват редовно SharePoint. Това е мястото, където функцията за външно споделяне влиза в игра.

За да активирате настройката, трябва да сте мениджър на SharePoint в Microsoft 365. Мениджърите на сайтове нямат правомощия да активират или деактивират външно споделяне. Ето как да го направите:

1. Влезте в уеб страницата на центъра за администриране на SharePoint.

2. Придвижете се до колоната от лявата страна. Изберете сайт от списъка.

3. Щракнете върху кръга до опцията за споделяне, която искате да активирате.

Наличните опции се определят на ниво компания. Ако деактивирате външното споделяне на определен сайт, всички връзки, които сте споделили в него, вече няма да функционират.

Какво могат да направят гостите с моите споделени документи?

Когато споделяте връзка, можете да определите дали човекът, който я отваря, може да прави промени във файла. Ако поставите отметка в квадратчето „Разрешаване на редакции“, ето какво могат да направят другите потребители, след като получат връзката:

• Качване и изтегляне на файлове и папки на сървъра.

• Създаване на нови папки и качване на нови файлове.

• Премахване на файлове от сървъра на SharePoint.

• Редактиране на съществуващи елементи и папки.

• Прехвърляне на файлове от една папка в друга.

• Променете името и формата на определен файл.

• Споделяйте връзките към файлове с други хора.

Дори и с активирано редактиране, някои неща все още са извън границите. Ето какво приемникът не може да направи:

• Редактирайте или преименувайте основна директория. Това важи и за други папки с висока йерархия.

• Отворете други папки от вашия SharePoint сървър. Те могат да преглеждат и редактират само тези, които сте споделили.

• Достъп до всичко друго на вашия сайт на SharePoint без разрешение.

Има и три настройки за споделяне, достъпни за гост потребители във вашата директория. Можете да изберете някоя от следните опции:

• Всеки (връзката може да бъде достъпна без проверка).

• Нови гости (връзката изисква Гостът да потвърди самоличността си). Съществуващите гости също могат да имат достъп до тези връзки, след като влязат с акаунт в Microsoft.

• Само съществуващи гости (споделянето е ограничено до гости, които вече са включени във вашата директория).

• Само членове на вашата организация (без външни гости имат достъп до връзката).

Какво мога да споделя с помощта на Microsoft SharePoint?

SharePoint поддържа всички видове файлови формати. Можете да качите почти всичко в директорията си без проблеми.

По -старите версии обаче имат проблеми с определени типове файлове. Например следните разширения са напълно блокирани от сървъра за 2016 г .:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .сапун

• .json

• .xamlx

За щастие, настоящият сървър няма такова ограничение. Засега няма формати и разширения, които да са забранени от SharePoint.

Споделянето е загриженост

SharePoint въвежда ред в онлайн работното място. Разширените функции на системата ви позволяват да споделяте както файлове, така и цели сайтове само с няколко прости стъпки.

Има предпочитана настройка за споделяне за всяка ситуация и тип връзка. Глобалните и SharePoint администраторите могат дори да разрешат външно споделяне и да управляват настройките за гост за цялата организация.

Вие и вашите колеги използвате SharePoint за обмен на файлове? Има ли друга система за сътрудничество, която предпочитате? Коментирайте по -долу и споделете мислите си относно функцията за външно споделяне.

скорошни публикации

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found